Firmenumzug in München

Was ist bei einem Firmenumzug zu beachten?

Wer mit seinem Unternehmen umzieht, sollte sich gut vorbereiten und sein Vorhaben gut planen. Die Mitarbeiter sollten einbezogen und beispielsweise für den Transport von Möbeln verantwortlich sein. Auch die Technik sollte möglichst langfristig einsetzbar sein, ohne dass größere Lücken entstehen.

Was ist bei einem Firmenumzug zu beachten? - Einige Tipps

Das ganze Unterfangen sollte durchgeplant sein, damit Ihnen kein großer Ausfall entsteht. Nutzen Sie auch die Möglichkeit professioneller Umzugsfirmen, die Sie mit großer Erfahrung beim Unternehmensumzug unterstützen. Die folgende Checkliste unterstützt Sie ebenfalls beim Ortswechsel.

Checkliste für den Firmenumzug

  • Etwa drei bis vier Monate vor dem Standortwechsel sollten Sie alte Mietverträge kündigen. Dabei sollten Sie die einzelnen Kündigungsfristen beachten.
  • Legen Sie den Umzugstermin im Vorfeld fest. Es empfiehlt sich am Wochenende umzuziehen, da hier der Arbeitsausfall gering bleibt.
  • Informieren Sie Ihre Mitarbeiter rechtzeitig. Sie können dies beispielsweise durch einen Infobrief oder auch persönlich tun.
  • Auch Ihre Geschäftspartner und Kunden sollten rechtzeitig über Ihr Vorhaben informiert werden.
  • Organisieren Sie Ihren Möbelbedarf. Überlegen Sie, ob Sie vorhandene Möbel mitnehmen oder neue benötigen. Bedenken Sie, dass einige Möbel unter Umständen erst nach Wochen geliefert werden.
  • Denken Sie daran, dass auch die Entsorgung alter Möbel und anderen Gegenständen organisiert werden muss.
  • Informieren Sie auch Anwälte, Finanzamt, Gewerbeamt, Berufsgenossenschaften, IHK und ähnliche Ämter über Ihr Vorhaben und melden Sie Ihr Unternehmen um.
  • Wenn Sie auch den Ort wechseln, müssen Sie Ihren Eintrag im Handelsregister ebenfalls ändern lassen.
  • Auch Einträge im Telefon- und Branchenbuch müssen geändert werden.

Beauftragen Sie ein Umzugsunternehmen für Ihren Firmenumzug

Sprechen Sie bereits vorher mit der Spedition ab, ob auch das Abbauen der Möbel zu dessen Leistungen gehören. Falls dies nicht der Fall ist, müssen Sie zusätzliches Fachpersonal beauftragen. Wenn Sie eine Halteverbotszone benötigen, muss diese ebenfalls rechtzeitig beantragt werden. Ebenso müssen Renovierungsmaßnahmen geplant werden und Handwerker organisiert werden. Auch das Beauftragen einer Reinigungsfirma ist sinnvoll. Die Mitarbeiter reinigen Ihre alten und neuen Räumlichkeiten professionell. Denken Sie daran Dienstleister zur Installation und Konfiguration Ihrer Kommunitkations- und Arbeitsanlagen zu bestellen. Auch die Versicherungen des Unternehmens müssen angepasst und eventuell neu abgeschlossen werden. Erstellen Sie zusammen mit Ihren Umzugshelfern einen Plan, der Ihrem Vorhaben Struktur verleiht. Sie benötigen Briefpapier mit Ihrer neuen Adresse und Daten. Vereinbaren Sie einen Termin mit Ihrem Versorger, um die Zählerstände ablesen zu lassen.

Etwa einen Monat vorher sollten Sie

  • den Einrichtungsplan Ihrer neuen Räumlichkeiten erstellen, dazu gehört beispielsweise die Arbeitsplatzanordnung bei der Sie auch die Ideen und Anregungen Ihrer Mitarbeiter berücksichtigen können.
  • Beantragen Sie gegebenenfalls ein Halteverbot, falls die Spedition sich nicht um derartige Angelegenheiten kümmert.
  • Organisieren Sie Umzugskartons und andere Verpackungsmaterialien, falls dies ebenfalls nicht zum Service der Spedition gehört.
  • Nehmen Sie das gesamte Umzugsgut in einer Inventarliste auf.
  • Vernichten Sie alte Akten, falls notwendig, doch beachten Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
  • Jetzt bietet sich die Gelegenheit der Archiv-Neustrukturierung, eventuell ist der Wechsel zu elektronischen Archiven sinnvoll für Ihr Unternehmen.
  • Stellen Sie be der Post einen Nachsendeantrag für Brief- und Paketsendungen.
  • Melden Sie eventuell vorhandene Abonnements um.

Spätestens zwei Wochen vorher sollten Sie

  • sich die Termine mit Handwerkern, Spedition und Ihren Umzugshelfern bestätigen lassen.
  • Sprechen Sie mit Ihrem alten Vermieter über die Heizkostenabrechnung und klären Sie gegebenenfalls Unstimmigkeiten ab.
  • Machen Sie einen Termin zur Übergabe der alten Räumlichkeiten und bereiten Sie ein Übergabeprotokoll vor.
  • Lassen Sie sich von Ihren Mitarbeitern die Schlüssel des alten Unternehmens zurück geben.
  • Etikettieren Sie alle Möbel, damit Sie nicht den Überblick verlieren.

Eine Woche vorher sollten Sie

  • sich um die Verpflegung des Umzugstages kümmern.
  • Machen Sie einen Termin zur Übergabe der neuen Firmenräume. Halten Sie die Zählerstände schriftlich in einem Protokoll fest.
  • Verstauen Sie sensible und wichtige Unterlagen sicher und bringen Sie diese schon vorab in Ihrem neuen Unternehmen unter.
  • Einen Tag vor dem Unternehmensumzug sollten Sie
  • jeweils das alte und neue Treppenhaus kontrollieren um Vorschäden zu dokumentieren. Reinigen Sie die Treppenhäuser.
  • Sorgen Sie für die Reinigung der alten Räumlichkeiten und kontrollieren Sie das komplette Gebäude nochmals.
  • Leiten Sie das Übergabeprotokoll an Ihren Vermieter weiter.

Nach getaner Arbeit müssen

  • das Impressum sowie die Kontaktdaten Ihrer Firmenhomepage geändert werden.
  • Lassen Sie Ihre neuen Firmenräume von einem professionellen Unternehmen reinigen.
  • Falls eine Umzugsfirma für Sie tätig war und es zu Schäden gekommen ist, sollten Sie diese melden.
  • Alle Belege und Rechnungen die auf Ihren Unternehmensumzug zurückzuführen sind, müssen für die Steuererklärung sortiert werden.
  • Entsorgen Sie den Müll, der sich während des Umzugs angesammelt hat.

 

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