Den Büroumzug richtig planen

Die Verlagerung eines Geschäftssitzes oder eines Büros von einer bereits seit langer Zeit bestehenden Adresse in ein neues Domizil gestaltet sich in der Regel etwas anders als ein herkömmlicher, privater Umzug. Wie der Umzug vorzubereiten ist sowie Tipps für die Durchführung erhalten Sie in diesem Artikel. Da in einem Büro viele Akten und Dokumente gelagert werden ist zunächst für den sicheren Transport dieser zu sorgen. Durch die richtigen Umzugskartons wird ein sicherer Transport zum neuen Objekt gesichert. Der Einsatzbereich einer Faltschachtel ist vielfältig und eignet sich durch ihren wiederverschließbaren Deckel sowohl für die Lagerung von Dokumenten im Büro als auch für den Transport während eines Umzugs.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Versorgung der Kunden während der Übergangszeit. Im Idealfall kann es für eine gewisse Übergangszeit an der alten Geschäftsstelle weitergehen, und gleichzeitig am neuen Büro der Betrieb aufgenommen werden. Das ist natürlich abhängig von der Art des Geschäftes. Unternehmen mit hoher persönlicher Kundenfrequenz sollten diese Option unbedingt in Betracht ziehen, denn wenn ein Kunde vor verschlossener Bürotür steht und nun nicht weiß wohin, kann er oder sie sich schnell zum ehemaligen Kunden entwickeln. Natürlich können Hinweise angebracht, telefonische Ansagen oder Weiterleitungen eingerichtet und auch Briefe oder E-Mails versandt werden. Allerdings wird immer ein bestimmter Prozentsatz der Kundschaft diese Hinweise ignorieren und sich auf den Weg zur alten Geschäftsadresse machen. Wenn dann zumindest für die erste Zeit eine freundliche persönliche Beratung vor Ort vorhanden ist, bleibt der Kundenkontakt sicherlich bestehen.

Vor dem endgültigen Umzug muss gerade heute genauso gewährleistet sein, dass die technische Infrastruktur im neuen Büro tatsächlich funktioniert. Dazu gehört natürlich ein schnelles W-LAN oder eben allgemein ein Internetanschluss. Ein kurzer Test bei einer Besichtigung mittels eines mitgebrachten Laptops gibt darüber Auskunft, ob der Anschluss nur bis zum Router oder tatsächlich in die weite Welt reicht. Ebenso wichtig sind die Netzwerkanschlüsse sowie die Steckdosen und deren Positionierung. Je eher diese mit den Anschlüssen im alten Büro übereinstimmen, desto einfacher lassen sich die mitgebrachten Geräte auf den Schreibtischen anschließen und umso schneller kann die Arbeit wieder aufgenommen werden.

Mithilfe eines Grundrissplanes und Fotografien aller neuen Büroräume kann festgelegt werden, welche Möbel wohin kommen. Dabei sind unbedingt die Vorgaben zur Sicherheit am Arbeitsplatz zu berücksichtigen. Je nachdem kann dies bedeuten, dass weitere Maßnahmen getroffen werden müssen, um hierbei keine Fehler zu machen. Gerade die Positionierung von Schreibtischen an Fensterfronten sind problematisch. So dürfen Bildschirmarbeitsplätze nicht in der Form aufgestellt sein, dass der Monitor parallel zum Fenster steht, weder mit der Rückseite noch mit der Vorderseite. Am besten ist ein Winkel von 90 Grad zum Fenster. Im Weiteren sind bei gesonderten Kopierräumen Belüftungen vorgesehen, um die entstehende Ozonbelastung zu minimieren.

Wenn dann alles stimmt und vorbereitet ist, kann der Umzug losgehen und umso schneller läuft es auch im neuen Büro auf Hochtouren.